Dernière mise à jour : 11 octobre 2026. Cette politique explique quelles données personnelles SWAP SOLUTIONS collecte lorsque vous utilisez le site swapsolutions.agency ou travaillez avec nous, pourquoi, combien de temps nous les conservons et comment exercer vos droits. Elle applique le Règlement général sur la protection des données (RGPD, règlement (UE) 2016/679) et la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée.
En bref
- Nous collectons uniquement les informations utiles pour répondre à vos demandes et réaliser nos prestations.
- Vos données ne sont jamais vendues ni louées.
- Le site n’utilise aucun cookie publicitaire ni outil de mesure d’audience soumis à consentement.
- Vous pouvez à tout moment consulter, corriger ou supprimer vos données en nous écrivant.
1. Qui est responsable de vos données ?
Le responsable du traitement est SWAP SOLUTIONS, SAS au capital de 1 000 €, RCS Paris 898 500 988, dont le siège est situé 61 rue de Lyon, 75012 Paris, représentée par sa présidente, Adeline Duclos.
Pour toute question relative à vos données : contact@swapsolutions.fr, ou par courrier à l’adresse ci-dessus. Compte tenu de sa taille et de son activité, SWAP SOLUTIONS n’est pas tenue de désigner un délégué à la protection des données (DPO) ; Adeline Duclos est votre interlocutrice directe.
2. Quelles données collectons-nous, et pourquoi ?
| Situation | Données collectées | Finalité | Base légale |
|---|---|---|---|
| Formulaire de contact et demande de devis | Nom, e-mail, téléphone, entreprise, services souhaités, budget, message | Répondre à votre demande, établir un devis | Mesures précontractuelles prises à votre demande (art. 6.1.b RGPD) |
| Assistant de discussion du site | Prénom, e-mail ou téléphone, besoin exprimé et échange avec l’assistant (s’il est envoyé) | Vous recontacter au sujet de votre besoin | Mesures précontractuelles (art. 6.1.b) |
| Estimateur de prix | Options choisies, nom, e-mail ou téléphone si vous demandez à être recontacté | Affiner l’estimation et vous recontacter | Mesures précontractuelles (art. 6.1.b) |
| Téléchargement des modèles Excel | Prénom, e-mail, entreprise (facultatif) | Vous envoyer les modèles, puis vous informer de nos services | Votre consentement (art. 6.1.a), retirable à tout moment |
| Clients | Coordonnées des interlocuteurs, éléments du projet, devis, factures, échanges | Réaliser les prestations, facturer, assurer le suivi | Exécution du contrat (art. 6.1.b) et obligations légales comptables (art. 6.1.c) |
| Prospection entre professionnels | Nom, fonction, coordonnées professionnelles | Vous présenter des services en lien avec votre activité | Intérêt légitime (art. 6.1.f), avec droit d’opposition à tout moment |
| Sécurité du site | Adresse IP, données techniques de connexion | Protéger les formulaires contre les envois abusifs, assurer la sécurité | Intérêt légitime (art. 6.1.f) |
Les champs obligatoires sont signalés dans chaque formulaire. Sans eux, nous ne pouvons pas traiter votre demande. Merci de ne pas transmettre de données sensibles (santé, opinions, etc.) dans les messages libres.
L’assistant de discussion du site fonctionne avec des réponses préparées à l’avance : vos messages ne sont pas envoyés à un service d’intelligence artificielle externe. Ils ne nous sont transmis que si vous laissez vos coordonnées et validez l’envoi.
3. Combien de temps conservons-nous vos données ?
| Données | Durée de conservation |
|---|---|
| Demandes de contact et de devis sans suite | 3 ans à compter du dernier contact de votre part, puis suppression automatique |
| Inscrits ayant téléchargé les modèles | 3 ans à compter du dernier contact, ou jusqu’à votre désinscription |
| Données clients (contrat, échanges, livrables) | Pendant la relation commerciale, puis 5 ans (durée de prescription), en archivage |
| Factures et pièces comptables | 10 ans, conformément à l’article L.123-22 du Code de commerce |
| Données techniques de sécurité (anti-spam) | Quelques heures à 1 an au maximum |
4. Qui peut accéder à vos données ?
Vos données sont destinées à SWAP SOLUTIONS : Adeline Duclos et, uniquement lorsque votre projet le nécessite, les collaborateurs et partenaires spécialisés qui interviennent sur votre dossier, tenus à une obligation de confidentialité.
Elles sont également accessibles à nos prestataires techniques, dans la stricte limite de leur mission :
- PlanetHoster, hébergeur du site et des formulaires ;
- notre prestataire de messagerie électronique, pour la réception et l’envoi des e-mails ;
- notre expert-comptable, pour les données de facturation des clients ;
- les autorités administratives ou judiciaires, uniquement sur réquisition légale.
Aucune donnée n’est vendue, louée ou cédée à des tiers à des fins commerciales.
5. Vos données sortent-elles de l’Union européenne ?
Notre hébergeur, PlanetHoster, est une société canadienne. Lorsque des données sont hébergées ou accessibles depuis le Canada, ce transfert est encadré par la décision d’adéquation de la Commission européenne du 20 décembre 2001, qui reconnaît au Canada un niveau de protection adéquat pour les organisations soumises à sa loi fédérale sur la protection des renseignements personnels (LPRPDE).
Si un autre prestataire devait traiter des données hors de l’Union européenne, le transfert serait encadré par les garanties prévues par le RGPD (décision d’adéquation ou clauses contractuelles types de la Commission européenne).
6. Comment protégeons-nous vos données ?
- connexion chiffrée (HTTPS) sur l’ensemble du site ;
- demandes enregistrées en accès privé, consultables uniquement par l’administratrice du site ;
- protection des formulaires contre les robots et limitation du nombre d’envois ;
- mises à jour de sécurité, sauvegardes régulières et comptes administrateurs protégés par des mots de passe robustes.
7. Cookies et traceurs
Un cookie est un petit fichier déposé sur votre appareil lors de la visite d’un site. La loi impose de recueillir votre consentement avant de déposer des cookies, sauf pour ceux qui sont strictement nécessaires au fonctionnement du site.
Le site swapsolutions.agency n’utilise aucun cookie publicitaire, de réseaux sociaux ou de mesure d’audience. C’est pourquoi aucun bandeau de consentement ne vous est présenté. Seuls des traceurs strictement nécessaires sont utilisés :
| Traceur | Rôle | Durée |
|---|---|---|
| Stockage de session « swapHint » | Éviter d’afficher plusieurs fois l’invitation de l’assistant de discussion | Supprimé à la fermeture de l’onglet |
| Cookies WordPress (wordpress_*, wp-settings-*) | Connexion de l’administratrice uniquement : ils ne sont pas déposés chez les visiteurs | Durée de la session |
| Cookies du cache LiteSpeed | Afficher la bonne version des pages en cache, sans aucun suivi | Durée de la session |
Les liens vers nos réseaux sociaux (Instagram, Facebook, LinkedIn) sont de simples liens : aucun contenu de ces plateformes n’est chargé tant que vous ne cliquez pas.
Si nous ajoutons un jour un outil de mesure d’audience ou de publicité nécessitant votre accord, un bandeau vous permettra de l’accepter ou de le refuser aussi facilement, et cette politique sera mise à jour. Vous pouvez aussi configurer votre navigateur pour bloquer ou supprimer les cookies.
8. Vos droits
Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants sur vos données :
- droit d’accès : savoir quelles données nous détenons et en obtenir une copie ;
- droit de rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes ;
- droit à l’effacement : demander la suppression de vos données, sauf obligation légale de conservation ;
- droit à la limitation du traitement ;
- droit d’opposition, notamment à la prospection, sans avoir à vous justifier ;
- droit à la portabilité des données que vous nous avez fournies ;
- droit de retirer votre consentement à tout moment, par exemple via le lien de désinscription présent dans nos e-mails ;
- droit de définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.
Pour exercer ces droits, écrivez à contact@swapsolutions.fr ou par courrier à SWAP SOLUTIONS, 61 rue de Lyon, 75012 Paris. Nous vous répondons dans un délai d’un mois au maximum. Une preuve d’identité ne vous sera demandée qu’en cas de doute raisonnable sur votre identité.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL : www.cnil.fr/fr/plaintes, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.
9. Données de vos propres clients (sous-traitance)
Lorsque nous intervenons sur vos outils (site internet, CRM, fichiers Excel, tableaux de bord, automatisations, assistanat), nous pouvons accéder à des données personnelles dont vous êtes responsable. Nous agissons alors en tant que sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD : nous les traitons uniquement sur vos instructions, pour la durée de la prestation, et selon les engagements prévus dans nos conditions générales de vente.
10. Modification de cette politique
Nous pouvons faire évoluer cette politique, notamment en cas de nouvelle fonctionnalité ou de changement de réglementation. La date de dernière mise à jour figure en haut de la page. En cas de changement important, nous vous en informerons de manière visible sur le site.
Voir aussi : mentions légales · conditions générales de vente.