10 prompts IA prêts à l’emploi pour gagner du temps chaque jour

Relancer une facture, répondre à un avis, résumer une réunion, écrire une formule Excel : ces petites tâches grignotent chaque jour un temps précieux. Les assistants d’intelligence artificielle comme ChatGPT, Gemini, Copilot ou Le Chat de Mistral peuvent les préparer en quelques secondes… à condition de bien leur parler. Voici 10 prompts prêts à copier-coller, pensés pour les dirigeants de TPE et de PME, avec la méthode pour les adapter à votre activité.

La recette d’un bon prompt

Un « prompt », c’est la consigne que vous donnez à l’IA. Plus elle est précise, plus la réponse est utilisable du premier coup. Un bon prompt contient quatre ingrédients :

Ingrédient	À quoi ça sert	Exemple
Le rôle	Donner un point de vue et un niveau d’expertise	« Tu es assistante de direction dans une PME du bâtiment »
Le contexte	Expliquer la situation	« Un client n’a pas réglé une facture de 1 800 € échue depuis 15 jours »
La tâche	Dire précisément ce que vous attendez	« Rédige un e-mail de relance »
Le format	Préciser la forme et le ton	« 6 lignes maximum, ton cordial mais ferme, avec un objet »

Le réflexe qui change tout : terminez vos prompts par « Avant de répondre, pose-moi les questions dont tu as besoin. » L’IA vous demandera les informations manquantes au lieu de les inventer.

Dans les prompts ci-dessous, remplacez simplement les passages [entre crochets] par vos informations. Un bouton « Copier » se trouve sur chaque modèle.

Relation client

1. Relancer une facture impayée

La relance est souvent repoussée parce qu’on ne sait pas comment la tourner. L’IA vous propose un texte poli, clair et sans agressivité, en deux versions.

Tu es responsable administrative dans une [type d’entreprise].
Un client, [nom de l’entreprise cliente], n’a pas réglé la facture n° [numéro] de [montant] €, échue le [date].
Rédige deux e-mails de relance :
1. une première relance cordiale, qui suppose un simple oubli ;
2. une seconde relance plus ferme, qui rappelle les pénalités de retard prévues par nos conditions.
Pour chacun : un objet, 6 lignes maximum, un ton professionnel et courtois.

2. Répondre à un avis Google

Chaque réponse à un avis est lue par vos futurs clients. L’IA vous aide à trouver le bon ton, surtout face à un avis négatif.

Voici un avis laissé sur la fiche Google de mon entreprise, [type d’activité] à [ville] :
« [copiez l’avis ici] »
Rédige une réponse publique de 4 à 6 phrases : remercie la personne, reconnais le problème s’il est fondé sans te justifier longuement, explique ce que nous allons faire, et propose de poursuivre l’échange au [téléphone ou e-mail]. Ton chaleureux et professionnel, sans formule toute faite.

Pour obtenir davantage d’avis et bien y répondre, lisez aussi notre article Avis Google : comment en obtenir plus et bien y répondre.

3. Répondre à une réclamation par e-mail

Tu es chargé(e) de la relation client chez [entreprise].
Voici l’e-mail d’un client mécontent : « [copiez l’e-mail sans données personnelles] »
Rédige une réponse qui : reformule sa demande pour montrer qu’on l’a comprise, présente nos excuses si c’est justifié, propose une solution concrète parmi : [solutions possibles], et indique un délai.
Ton empathique, phrases courtes, pas plus de 10 lignes.

Ventes et communication

4. Transformer vos notes en proposition commerciale

Après un rendez-vous, vos notes sont souvent en vrac. L’IA les remet en ordre pour en faire une proposition claire, que vous n’aurez plus qu’à chiffrer et relire.

Voici mes notes brutes après un rendez-vous avec un prospect, [type de client] :
[collez vos notes]
Transforme-les en proposition commerciale structurée : 1) le contexte et les besoins du client, 2) la solution proposée en 3 à 5 points, 3) les étapes et le planning, 4) ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas.
Laisse les prix sous la forme [À COMPLÉTER]. Ton professionnel, vouvoiement.

5. Écrire une publication pour les réseaux sociaux

Tu es community manager pour [entreprise], [activité] à [ville].
Nous venons de terminer ce projet : [description du chantier, de la prestation ou du produit].
Rédige une publication Instagram et Facebook : une première ligne qui accroche, 4 à 6 lignes sur le problème du client et la solution apportée, un appel à l’action vers [site ou téléphone], puis 5 hashtags pertinents et locaux.
Propose 3 versions avec des accroches différentes.

Organisation

6. Faire le compte rendu d’une réunion

Voici mes notes prises pendant une réunion du [date] avec [participants, sans noms si besoin] :
[collez les notes]
Rédige un compte rendu clair avec : les décisions prises, les actions à mener sous forme de tableau (action, responsable, échéance), et les points à rediscuter.
Maximum une page, style direct.

7. Prioriser votre semaine

Voici ma liste de tâches de la semaine : [liste].
Mes contraintes : [rendez-vous fixes, échéances, heures disponibles].
Classe ces tâches selon la méthode urgent / important, propose un planning jour par jour réaliste, et signale ce que je pourrais déléguer ou automatiser.

Si les mêmes tâches reviennent chaque semaine, elles peuvent souvent se faire toutes seules. C’est tout l’objet de notre service automatisation.

Chiffres et Excel

8. Écrire une formule Excel

Dans Excel [365 / 2021 / version], j’ai un tableau avec : en colonne A la date, en B le client, en C le montant HT, en D le statut (« payé » ou « en attente »).
Écris la formule qui calcule [ce que vous voulez obtenir, par exemple le total HT en attente pour le client indiqué en F2].
Explique-la ligne par ligne, et donne aussi la version anglaise de la formule.

Vous préférez un outil dédié ? Notre générateur de formules Excel gratuit écrit la formule en français et en anglais, sans compte à créer.

9. Analyser un tableau de ventes

Voici un extrait anonymisé de mes ventes mensuelles (sans nom de client) :
[collez le tableau : mois, produit ou service, chiffre d’affaires, nombre de ventes]
Analyse ces données : tendances, meilleurs et moins bons produits, saisonnalité, et 3 pistes d’action concrètes. Présente les résultats sous forme de liste courte, puis propose le graphique le plus adapté pour les montrer.

Ne collez jamais de données personnelles (noms de clients, coordonnées, données de salariés) dans un assistant grand public. Anonymisez d’abord, ou utilisez une offre professionnelle dont les échanges ne servent pas à entraîner l’IA.

International

10. Écrire en anglais ou en espagnol avec le bon ton

Tu es assistant(e) bilingue dans une entreprise française.
Traduis cet e-mail en [anglais / espagnol] pour un [client / fournisseur / partenaire] [pays] :
« [texte en français] »
Adapte les formules de politesse et le ton aux usages professionnels du pays, garde un style naturel (pas de traduction mot à mot), et signale-moi toute expression qui pourrait être mal comprise.

Pour les termes techniques du commerce international, consultez aussi notre glossaire français, anglais, espagnol.

Les règles d’or pour utiliser l’IA sans risque

1. Relisez toujours : l’IA peut se tromper avec beaucoup d’assurance, en particulier sur les chiffres, les dates et le droit.
2. Protégez vos données : pas de données personnelles ni d’informations confidentielles dans un outil grand public.
3. Gardez votre ton : demandez-lui d’écrire « comme vous », en lui donnant un ou deux exemples de vos propres messages.
4. Itérez : si la réponse ne convient pas, dites-lui ce qui ne va pas (« plus court », « moins formel », « ajoute un exemple ») plutôt que de tout recommencer.
5. Enregistrez vos meilleurs prompts dans un document partagé avec votre équipe : ils deviendront vos modèles maison.

Questions fréquentes

Quel assistant choisir : ChatGPT, Gemini, Copilot ou Mistral ?

Les quatre fonctionnent très bien avec ces prompts. Le meilleur est souvent celui qui s’intègre à vos outils : Copilot si vous travaillez avec Microsoft 365, Gemini avec Google Workspace. Le Chat de Mistral est une alternative française. Pour un usage professionnel, préférez une offre payante dont les conversations ne servent pas à entraîner le modèle.

Les versions gratuites suffisent-elles ?

Pour découvrir et pour des textes simples, oui. Pour un usage quotidien, analyser des fichiers ou protéger vos données, une offre professionnelle devient vite rentable.

L’IA peut-elle remplacer une assistante ?

Non, elle prépare des brouillons et fait gagner du temps sur la rédaction, mais elle ne connaît ni vos clients ni vos priorités. Elle est surtout utile pour décharger votre équipe des tâches répétitives, afin qu’elle se concentre sur ce qui demande du jugement et du contact humain.

Comment mettre l’IA en place dans mon entreprise ?

Commencez par deux ou trois usages simples, comme ceux de cet article, puis formalisez des règles : quels outils, quelles données, quelle relecture. Nous pouvons vous accompagner pour choisir les outils, former l’équipe et créer vos modèles de prompts.

Vous voulez aller plus loin et intégrer l’IA dans votre quotidien de façon simple et sûre ? Nous vous aidons à repérer les usages utiles, à choisir les outils et à former votre équipe. Découvrez notre accompagnement en intelligence artificielle ou parlons de votre projet.